車両管理システムをエクセルで

さまざまな場面でDX化やシステム化が進められる現代ですが、車両管理にお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。実は車両管理システムはエクセルで「車両管理台帳」を作り代用することが可能です。ここではテンプレートなどを紹介していきます。

エクセルの無料車両管理台帳テンプレート5選

大阪香里自動車教習所

大阪香里自動車教習所のホームページでは、運転管理台帳や車両管理台帳のExcelテンプレートを無料で配信しています。関数を使用することで簡単に抽出できるようになっていますので、自由に改変・編集して使うことができます。車両管理台帳には手書き・保管用、検索・保管用、入力用の車両管理台帳データ、確認用の車両リストや任意保険該当車両リストなど目的に合わせた情報を入力できるシートが作成されています。

参考：https://www.kouri-sdas.com/管理者支援ページ/車両管理-運転者管理ツール/

bizocean

さまざまな書式テンプレートを公開しているプラットフォームのbizoceanでは、Word形式の車両管理台帳を公開しています。レビューには「シンプルで見やすく、使いやすいと思います」との記載があり、メジャーなオフィスソフトであるWordを利用して開くことができ、車種や登録番号、管理番号、購入価格、リース情報の他にも保険会社や代理店名・連絡先などの保険に関する情報も記載することができます。車検情報やその他記録をメモするフリースペースもあるため使いやすい書式です。

参考：https://www.bizocean.jp/doc/detail/103034/

Template box

多種多様な無料テンプレートを公開しているTemplate boxでは、エクセルで簡単に管理できる雛形として車両管理台帳を公開しています。社用車の管理を行う時に車検の期限や保険会社、点検記録などを管理することが可能です。エクセルだけでなくワードでも入力することができ、PDF抽出しての手書きにも対応しています。自賠責や事故歴なども記録することができるフォーマットですが、必要に応じて項目を足すこともできます。

参考：https://template-box.jp/sozai/detail/608/

FeedSoft

さまざまなフリーソフト・シェアウェア、テンプレートなどを公開しているFeedSoftでも車両管理台帳のフォーマットを公開しています。エクセルで作成されており、登録番号や社名、形式・乗車定員のほか、管理者や購入日・担当者などを記載できます。他にも自賠責や任意保険の会社及び担当者、指定修理工場や定期点検を行った実施記録・走行距離など多くの情報をまとめて記載することができます。

茨城県トラック協会

一般社団法人茨城県トラック協会でもさまざまな帳票類テンプレートを公開しており、調査表・事故記録・乗務割表・出勤簿・運転者台帳などあらゆる場面で使える資料が揃っています。他にも運転日報や運航指示書、運転者年間教育計画表、点検記録簿などバリエーション豊かなラインナップになっています。なお、今回は茨域県のURLを紹介していますが、全国のトラック協会において無料テンプレートが公開されています。気になる方はぜひ検索してチェックしてみてください。

参考：https://www.ibatokyo.or.jp/tekisei/tekiseika_docs

車両管理台帳とは

整備点検義務の管理に必須

車両管理台帳とはその名の通り車両を管理する台帳で、会社が所有する社用車やトラックなどの情報を管理するために作成・運用されるものです。この帳票自体を作成する義務が法的に定められているわけではなく、書式も決まったものは存在しませんが、作成される目的としては法令順守と資産管理の大きく２つがあります。万が一会社の車で交通事故を起こした場合、運転していた従業員のみならず使用者である会社にも損害賠償責任が生じます。そういったトラブルが発生した際に、適切な情報を素早く管理すると共に車検などの整備点検義務がきちんと行われているかどうかを管理・把握・確認するために必須の帳票となっています。

保管期間

車両管理台帳はそもそも法的に作成義務が定められているものではありませんので、保管期間なども定めは有りません。しかし車両を適切に管理するためには車両の購入やリースをした時から売却・除却に至るまでの間は保管しておくようにしましょう。また、2020年4月改正民法においては消滅時効に合わせて労働関係の書類は5年間保管するよう定められています。当分の間は経過措置として3年間とされていますが、車両管理台帳もそれを目安とし、売却などで車両を処分したとしても3年間程度は保管しておくことをおすすめします。

参考：道路運送車両法│e-Gov
参考：貨物自動車運送事業輸送安全規則│e-Gov

車両管理表の作成方法

車両を特定する項目

まずは台帳で管理される対象となる車を特定するための情報を記載しておく必要があります。よく記載される項目としては登録番号（ナンバープレート）や車名、形式、車体番号、登録年月日、色、乗車定員数などがあります。これらを一通り網羅しておくと他の車両と混同することなく管理ができるようになるでしょう。他にも購入年月日や購入先、購入・リースの区分などを記載しておくと資産管理上も便利でしょう。

車両の状況を確認する項目

車両における健康状態として、車検満了日や定期点検の記録、整備工場名や整備状況などを記載しておくとよいでしょう。さらに事故の履歴や修理歴、使用する部署・運転者・管理者などの変更履歴も記載しておくと何かあった時に情報をトレースしやすくなるでしょう。特に整備関係の記録は法的に義務付けられているものが行われているかどうかを確認するために重要な項目となっています。

保険に関する項目

車両管理においてもう一つ大事なポイントとして保険契約があります。車に乗っている以上は誰もが事故を起こす可能性を秘めており、万が一の時には速やかに保険会社に連絡する必要があります。保険期間は保険が切れていないかどうか、代理店情報などは何かあったときにはどこに連絡するのかを確認するために記載されます。

必要な情報をしっかり管理

車両管理台帳は法的に義務付けられている帳票ではありませんが、法令順守と資産管理の観点から作成すべき書類です。何かが起こってからは初動が遅れて被害が拡大してしまう恐れもありますので、普段から有事に備えてきっちりと管理しておきましょう。