スマホアプリで車両管理を行うメリット

目次

車両管理におけるよくある悩み

車両管理を紙媒体などによるアナログ作業で行っている場合、車両を使用する側にとっても管理する側にとっても様々な業務上の手間や負担がかかりやすくなります。

車両使用者の悩み

車両を使用する際の訪問先や運行ルートの記録、また走行距離や給油量、高速道路など有料道路を使用した場合にはその費用の計上など、様々な情報を運行日報に記入して処理しなければならず、業務負担が拡大します。

管理者の悩み

使用者から提出された運行日報を確認・保管したり、各車両の状況や点検整備のタイミングなど個別情報を網羅的に把握したりしなければなりません。またダブルブッキングが発生しないよう、車両の使用予約についても適正に管理しなければならず、台数が増えるほど担当者の負担が増大します。

また管理業務は属人性が高く、管理者が何らかの事情で休んだり長期休暇を取ったりした場合、代替人員による管理作業が困難になる恐れもあるでしょう。

スマホアプリで車両管理を行うメリット

従業員が利用しているスマートフォンで管理できる

スマホアプリとして車両管理システム（車両管理アプリ）を導入した場合、それぞれの従業員が所持しているスマートフォンを使って各種業務を処理することが可能になります。インターネットへアクセスできる環境であれば速やかに情報を共有できる上、管理者からの連絡や緊急時のアナウンスなどもリアルタイムでチェックできることは安心です。

また運行日報の作成などもテンプレートで効率化できることはメリットです。

業務のデジタル化を促進して作業効率を向上できる

管理業務のペーパーレス化を進められることで、日報作成や確認に必要な工数を減らせる上、書類を作成する費用や書類を保存するスペースなどをまとめて節減することができます。

また、デジタル化によって車両管理システムと他の管理システムを連携させられれば、運転日報のデータをそのまま経費計算や労務管理へ使用することも可能となり、社内業務の総合的な効率化に貢献する点は重要です。

管理業務の属人性を解消して経営リスクに対処できる

管理業務の属人性を解消することで、担当者の不在や退職といった万一の事態にもスムーズに対応することができます。また新しく採用した従業員の教育においてもデジタル化によってオペレーションやマニュアルの共有が効率化するため、人材育成の環境を整えることにもつながります。

コンプライアンスの徹底

業務開始前のアルコールチェックもスマホで行えるようになる他、走行データを自動記録することで飲酒運転や危険運転の抑止にもつながり、社内のコンプライアンスの強化を目指せることはメリットです。また適切なシステムを導入していることで、企業としての社会的信用も高まります。

車両管理アプリの選び方

車両管理アプリは主に「機能」・「費用」・「操作性」の3つの観点で比較検討することが大切です。

機能

車両管理アプリは製品によって搭載されている機能が異なります。そのため、自社の導入目的や期待する効果などを明確化した上で、それらのニーズに合致するシステムや機能を選ばなければなりません。

またすでに何かしらの管理システムや管理アプリを導入している場合、それらとの連携の可否やデータ共有のしやすさについても確認しておくことがおすすめです。

費用

車両管理アプリの導入にかかる初期費用（イニシャルコスト）や、それを使用していく上で継続的に発生するランニングコストといった「お金」についても具体的に確認しておくことが大切です。

特に管理している車両の台数や使用する従業員の増減によって、費用がどう変化するのかも最初に把握しておきましょう。

また、アプリ導入によって軽減できる業務時間などから経済的メリットを計算し、コストと比較することも重要です。

操作性

車両管理アプリの導入において、操作性を考える上で車両使用者と管理者の両方から要望や業務実態をヒアリングすることも不可欠です。

車両管理アプリを実際に利用するのは、車両を使用する従業員と、管理業務を担当する従業員となります。そのため、どちらか一方にだけ便利なアプリや、どちらか一方が使いづらいシステムは、導入効果を低減させるばかりか最悪の場合は業務負担を増大させる点に注意してください。

スマホアプリとして使用できる車両管理システム

GO運転管理（GOドライブ株式会社）

GOドライブ株式会社が提供する運転管理アプリ「GO運転管理」は、業務開始時の点呼やアルコールチェック、また運行日報の作成といった安全管理業務をパソコンやスマートフォンで一元化するためのサービスです。

法改正の内容と実際のモビリティ事業者のニーズをすり合わせることでアプリの仕様が設計されており、従来のAIドラレコ技術やオンライン点呼システムなども活用しつつ、車両管理業務に有用な機能をまとめて搭載しました。

※参照元：GOドライブ株式会社｜GO運転管理（https://go-drive-management.com/）

Bqey（東海理化電機製作所）

車両管理アプリ「Bqey（ビーキー）」は、車両の運行管理や使用者に関する情報などをクラウド上で一元管理するためのシステムです。

各種業務のデジタル化に加え、車両の予約状況や運行記録、点検記録などをまとめて視覚化し、アルコールチェックや検知時のエンジン停止といった安全管理機能も搭載しています。

アプリが車両のデジタルキーとして機能するため、鍵の紛失や受け渡し忘れといったヒューマンエラーも回避できます。

※参照元：東海理化電機製作所｜Bqey＜ビーキー＞（https://bqey.com/）